LA COMUNICACIÓN INTERNA DE ORGANIZACION

Según Pizzolante (2004) la comunicación interna o corporativa define situaciones en donde dos o más personas intercambian, comulgan o comparten principios, ideas o sentimientos de la empresa con visión global.

Pizzolante (2004) Resalta los elementos que debe ser parte de un manual de  gestión, siendo este manual un instrumento que sintetiza y explicita  la estrategia de comunicación  de la empresa y que define  los parámetros de organización  y gestión  de su función comunicativa. Veamos algunos aspectos para tomar en consideración:

·                     Plan estratégico de imagen corporativa: cuyo objetivo es desarrollar un documento que traduce, en términos de imagen y comunicación, el plan estratégico de la organización.

·         Organización  de la dirección  de comunicaciones: Se requiere no improvisar los procesos comunicacionales, para que sea visto como una actividad seria, donde se da soluciones a los aspectos que atañe a la organización.

·         Normas generales de comunicación: Se refiera al estilo propio que la organización asume, diseñando formas que nos relacionan con nuestros clientes internos y externos.

·         Mapa de públicos: Aquí se focaliza los públicos a la que se quiere dirigir y así no cometer errores, por desconocimiento tanto del público interno como externos.

·         Plan Anual de comunicación: Este documento incluye el estado anual de la imagen, los objetivos anuales de comunicación y los programas de comunicación. 

·         Diseño de plan de Comunicación exitoso: Incluye  planes de comunicación que den coherencia al esfuerzo de la empresa por transmitir sus mensajes a las diferencias audiencias que posee.

TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA 

·         Comunicación ascendente: Este tipo de comunicación  fluye hacia un nivel superior  en el grupo o la organización. Se utiliza para proporcionar  retroalimentación a los de arriba, informarle hacia el progreso de las metas y darles a conocer problemas actuales. Aquí los gerentes pueden saber cómo se sientes los empleados en sus puestos de trabajo, con sus compañeros de trabajos y con la organización en general. Aquí se pueden usar algunas medios comunicacionales como son: Los correos electrónicos, entrevistas al personal, buzón de sugerencias y retroalimentaciones grupales.

La Comunicación descendente Aquí la comunicación fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es utilizado por los lideres de grupo y los gerentes para asignar metas, proporcionar instrucciones, informar a los subordinados, acerca de las políticas o procedimientos, también para retroalimentar aspectos de su desempeño. Los lideres pueden hacer uso para comunicarse con su personal como son: reuniones formales e informales, intranet, dinámicas grupales, entrevistas personales, correos electrónicos.

Comunicación lateral: Aquí se da cuando la comunicación  tiene lugar entre los miembros del mismo grupo de trabajo, al mismo nivel, entre los gerentes del mismo nivel. Este tipo de medio utiliza mas  herramientas como son comunicaciones directas verbales, reuniones de grupos informales, uso  de los correos electrónicos y retroalimentaciones en reuniones de grupos.

En los tiempos que vivimos se hace mucho uso de la tecnología para comunicarse, pensando que esto es lo más importante a la hora de comunicarnos, pero siempre será irremplazable la comunicaciones directas, personales, cara a cara, donde no solo se da a conocer las expresiones verbales de la comunicaciones, sino también las comunicaciones no verbales. Así se podrá llegar a una efectividad en la comunicación que las personas transmitan, ya sea a niveles descendentes, ascendentes o laterales.  

¿Qué es la Gestión la Comunicación interna? 

Según Jesús García en su libro comunicación interna (1998) La gestión de la comunicación interna  se enfoca en todas las acciones y metodologías aplicativas  en donde los encargados de la comunicación planifican todos los recursos posibles que permita mejor desarrollo en la organización.
Los recursos de la  Comunicación Interna son:

·         Apoyo decido de la alta dirección: aquí si toman las decisiones estratégicas de la comunicación interna.

·         Profesionalización  de sus funciones y  decisiones: Se tiene una capacitación completa y técnica  sobre liderazgo organizacional.

·         Recursos económicos.

·         Promover los espacios de participación, retroalimentación  y opinión en el personal de trabajo. 

Considero  que la Cultura Organizacional es el abanico en donde se acobija la comunicación interna. Podemos mencionar que aquí se fomenta los valores, hábitos, costumbres, símbolos etc. La cultura organizacional se debe tomar como marco o plataforma para la implementación de una gestión ya que alimenta y genera la comunicación.  

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO

El desarrollo de una organización se interceptan algunos aspectos como son: sus objetivos, lo económico y sistema organizacional. El papel de la Comunicación es tan trascendente que se convierte en un eje transversal de todas las dimensiones organizacionales. Veamos algunos ámbitos de la comunicación en las organizaciones:

1.     Ámbito de la información: Aquí incluye a todas las normas que permiten que la organización trabajen de acuerdo a objetivos establecidos.

2.     Ámbito de divulgación: Aquí incluye todos los aspectos que buscan captar, persuadir, y convencer  a las personas en pro de la organización. Podría incluir aquí: Los boletines, las publicaciones.

3.     Ámbito de formación y socialización: Aquí esta focalizado en  la fomentación de la cultura institucional. Incluye actividades de capacitación, recreativas y las celebraciones.

4.     Ámbito de participación: Promueve la participación asertiva de los integrantes del equipo de trabajo. Incluye el trabajo en equipo, el reconocimiento y todas las formas de sugerencias o propuestas.

Principios gerenciales de la comunicación interna:
1.  Ineludibilidad: es decir las personas siempre comunican y por ende también las empresas comunican.
2. Mediación: la comunicación siempre serán un medio y no un fin en si mismo. El fin siempre será la persona y el individuo.

3. Facticidad: El mayor  error de la comunicación  es suponer que la comunicación ya se ha dado.
4. Responsabilidad: El responsable siempre de la comunicación  de buen resultado será el emisor y no el destinatario.
5. Adaptación: La comunicación siempre debe adaptarse de emisor a receptor.

6. Taxonómico: La comunicación puede usar todo los canales que consideren apropiados dependiendo la naturaleza del mensaje.
7. Evaluación continua: debe existir siempre un sentido de mejora continua sobre cómo se está llevando a cabo la comunicación en los distintos contextos.

8. Globalidad: La comunicación interna va de la mano de la comunicación externa.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.

La comunicación interna puede ser tan frágil y vulnerable,  donde puede presentar distintas situaciones que puedan impedir su efectividad.

Dentro las principales barreras tenemos:

·         Físicas: deficiencia técnica de los canales y soportes

·         Fisiológicas: Limitaciones orgánicas de los receptores

·         Sociológicas: Disputas de los comunicantes

·         Culturales: Diferencias intelectuales o de mentalidad entre los comunicantes.

·         Administrativas: Sistemas inadecuados en la organización

·         Lingüísticas: Desconocimiento de los códigos o signos en la comunicación.

·         Psicológico: Trastornos personales y problemas de carácter, como son depresión, ansiedad, irritabilidad entre otras conductas.

PLAN ESTRATÉGICO DE LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN 

Es importante la utilización de los distintos elementos para la Comunicación Interna de la organización, pueden ser orales, escritos, digitales etc. Las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación permiten mayores avances en la utilización de herramientas para el éxito de la Empresa.     Dentro de las estratégicas de comunicación  según Ángel Luis Cervera(2008) Tenemos:

·   Resumen Ejecutivo: Visión general del plan de comunicación quiere alcanzar.

·         Procesos de comunicación: Descripción del proceso de la comunicación

·         Implementación: Temas claves donde incluye objetivos; mensajes, publico meta, medios de comunicación, tiempo, presupuesto etc.

·         Control y actualización de la imagen corporativa.

·         Supervisión de todas las comunicaciones.

·         Relación con los medios.

·         Elaboración de comunicación para los clientes

·         Realización de medios y cuestionarios.

·         Gestión de la sala de la prensa virtual

·         Búsqueda y negociación con proveedores

·         Desarrollo de herramientas de comunicación interna: como son los memos, circulares, buzón de sugerencia, intranet, periódico interno, Carta al personal, folletos, Carteleras, Reuniones, entre otras.

PROCEDIMIENTO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Gestión de la información (GI) es la denominación convencional de un conjunto de procesos por los cuales se controla el ciclo de vida de la información, desde su obtención (por creación o captura), hasta su disposición final (su archivo o eliminación). Tales procesos también comprenden la extracción, combinación, depuración y distribución de la información a los interesados. El objetivo de la gestión de la información es garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

Historia

La gestión de la información no tiene una diferenciación clara con la gestión documental o la archivística. La GI aparece a mediados de los años 1950, cuando los sistemas informáticos empezaron a ser comunes en todo tipo de organizaciones. De acuerdo a la definición que se haga de "documento" y "archivo", puede llegarse a utilizarse indistintamente los conceptos.

El uso del término es extendido cuando se quiere hacer énfasis en un modelo de gestión documental que, además de los elementos tradicionales, involucra tecnología de la información y la comunicación (TIC), en la organización, almacenamiento, y recuperación de información. En este contexto, un experto en GI deberá, además de poseer la competencias de archivística, tener competencias en áreas relacionadas con las TIC tales como redes de computadores, criptografía, administración de sistemas operativos y servidores, etc.

MANEJO DE INFORMACIÓN

El manejo de información requiere el desarrollo de determinadas capacidades en la persona. Las capacidades más importantes para realizar con éxito este proceso son 5 y se enumeran en la parte inferior de estas líneas.   En cada una de ellas se realizan acciones y procesos que, a su vez, perfilan otras habilidades.

A continuación se enumerará el proceso de dicho manejo.

1* Búsqueda de información

La búsqueda de información es la identificación y localización de material que se adapte a sus necesidades de información que se debe utilizar una amplia variedad de fuentes. Es una investigación que se realiza para extraer dicho conocimiento de cierto tema propuesto.

2* Selección de información

La selección de la información es determinar cierta cantidad de datos relevantes de un conjunto.
Las preguntas que se deben de hacer para la selección de la información es la siguiente:
*¿Cómo saber cuál es la mejor información para el propósito educativo que se persigue?
*¿Es suficiente saber usar los buscadores para disponer de la mejor información?
*¿Cómo selecciono la información apropiada a las características de mis estudiantes y a la naturaleza de la actividad?

3* Validación de información

La validación de la información es el proceso de confirmar la indagación con la argumentación que plantean. Para evaluar la credibilidad o fiabilidad de los documentos se pueden tener en cuenta y valorar cinco aspectos:
*Autoría
*Actualidad
*Contenido
*Propósitos y destinatarios
*Aspectos técnicos y visuales de la página

4* Orden de información

El orden de información es la forma coordinada y regular de funcionar a desarrollarse la investigación coherente y lógicamente, aporta como uno de sus resultados principales un esquema o bosquejo general. En esta etapa se desglosan las ideas; se identifica la tesis o hipótesis, se elige el material de apoyo, el tipo de párrafos el tipo de introducción y conclusión que se empleará. La estructura constituye la columna vertebral del escrito, los párrafos irán estructurándose de acuerdo con el tipo de texto que se haya elegido. No necesariamente se tiene que limitar a uno solo, pueden combinarse de acuerdo con el tema y el propósito con el que se escribe.

Organización de la Información: Definición del orden.
Una vez definida la tesis, las ideas principales y las secundarias, es necesario definir el orden en que se va a presentar la información, la cual puede ser:
*Cronológico: Este tipo de organización es efectiva cuando se narran experiencias personales, cuando se resumen los pasos de algo, o se explica un evento. Los detalles se organizan en el orden en que ocurrieron.
*Espacial: Es usado en muchos tipos de descripciones, ayuda mucho para dar unidad al escrito, permite arreglar los detalles de derecha a izquierda de arriba a abajo, de lejos a cerca etc.
*De grado de dificultad: El texto sigue una secuencia de lo simple a lo complejo o viceversa.

5* Recuperación de información

El proceso de recuperación se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos donde se almacena la información estructurada, mediante un lenguaje de interrogación adecuado. Es necesario tener en cuenta los elementos clave que permiten hacer la búsqueda, determinando un mayor grado de pertinencia y precisión, como son: los índices, palabras clave, tesauros y los fenómenos que se pueden dar en el proceso como son el ruido y silencio documental. Uno de los problemas que surgen en la búsqueda de información es si lo que recuperamos es "mucho o poco" es decir, dependiendo del tipo de búsqueda se pueden recuperar multitud de documentos o simplemente un número muy reducido. A este fenómeno se denomina silencio o ruido documental.